Sie veröffentlichen eine Unternehmenswebsite, einen Blog oder einen Online-Shop. Bevor Sie überhaupt an das Design oder die Suchmaschinenoptimierung denken, gilt eine gesetzliche Verpflichtung: rechtliche Hinweise anzuzeigen. Diese Seite, die oft im Fußbereich der Website verbannt wird, zieht Ihre Verantwortung nach sich und schützt Ihre Besucher. Hier ist, was Sie wissen müssen, um sie korrekt zu erstellen.
Rechtliche Hinweise und Datenerhebung: zwei getrennte Verpflichtungen
Viele Website-Besitzer verwechseln die Seite mit den rechtlichen Hinweisen mit der Datenschutzrichtlinie oder dem Cookie-Banner. Dies sind drei separate Regelungen, und jede unterliegt einem anderen Text.
Die rechtlichen Hinweise unterliegen dem Gesetz für das Vertrauen in die digitale Wirtschaft (LCEN) vom 21. Juni 2004. Sie dienen dazu, den Herausgeber und den Hosting-Anbieter der Website zu identifizieren. Die Datenschutzrichtlinie hingegen ergibt sich aus der DSGVO und beschreibt, wie Sie personenbezogene Daten verarbeiten.
Eine Website kann einwandfreie rechtliche Hinweise anzeigen und dennoch nicht konform sein, wenn ihr Cookie-Zustimmungsbanner fehlerhaft ist. Die CNIL ahndet regelmäßig solche Verstöße, unabhängig vom Inhalt der rechtlichen Seite. Halten Sie diese Verpflichtungen in Ihrem Kopf (und auf Ihrer Website) getrennt, um nicht zu glauben, dass eine einzige Seite alles abdeckt.
Um ein konkretes Beispiel für die Gestaltung zu sehen, veranschaulichen die rechtlichen Hinweise von Pixikult, wie man diese Informationen auf einer professionellen Website strukturiert.
Obligatorische Informationen je nach Rechtsform
Der genaue Inhalt Ihrer rechtlichen Hinweise hängt von Ihrer Rechtsform ab. Sind Sie Einzelunternehmer? Dann müssen Sie Ihren Namen, Vornamen, Adresse, den Hinweis “Einzelunternehmer” (oder die Abkürzung EI), Ihre Handelsregisternummer, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
Leiten Sie eine Gesellschaft (GmbH, AG, SAS) ? Fügen Sie die Firma, die Höhe des Stammkapitals, die Adresse des Hauptsitzes und die Handelsregisternummer zusammen mit der Stadt des Registergerichts hinzu.
In jedem Fall muss die Identität des Hosting-Anbieters auf der Seite angegeben werden: Name oder Firmenbezeichnung, Adresse und Telefonnummer. Den Hosting-Anbieter zu vergessen, ist einer der häufigsten Fehler.
- Name, Vorname (natürliche Person) oder Firmenbezeichnung (juristische Person), Postadresse, E-Mail und Telefon des Herausgebers
- Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und, für eine Gesellschaft, Höhe des Stammkapitals
- Name oder Firmenbezeichnung des Hosting-Anbieters, dessen Adresse und Telefonnummer
- Für eine regulierte Tätigkeit: Verweis auf die geltenden Berufsregeln und den Namen der Behörde, die die Genehmigung erteilt hat
Formulare und Erhebungsstellen: die Verpflichtung, die die meisten Websites ignorieren
Das Anzeigen einer Seite “Rechtliche Hinweise” reicht nicht aus, um Ihre Verpflichtungen in Bezug auf personenbezogene Daten zu erfüllen. Die Informationen müssen auch genau zu dem Zeitpunkt erscheinen, an dem Sie eine Daten erheben.
Bieten Sie ein Kontaktformular, eine Anmeldung für einen Newsletter oder die Erstellung eines Kontos an? An jedem Erhebungspunkt muss der Besucher wissen, warum seine Daten angefordert werden, welche Felder obligatorisch oder freiwillig sind, wer diese Daten erhalten wird und welche Rechte er ausüben kann.
Diese Anforderung stammt direkt aus der DSGVO. Die CNIL erinnert nachdrücklich daran, insbesondere für Dienste, die von Minderjährigen genutzt werden, aber sie betrifft alle Websites ohne Ausnahme. Ein einfaches Kontaktformular mit einem Feld “E-Mail” löst diese Verpflichtung aus.
Ein tatsächlich erreichbarer Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Ihre rechtlichen Hinweise und Ihre Formulare müssen einen Verantwortlichen für die Datenverarbeitung angeben und ein funktionierendes Mittel zur Ausübung seiner Rechte (Zugriff, Berichtigung, Löschung). Eine generische E-Mail-Adresse wie “[email protected]” ist unproblematisch, solange tatsächlich jemand die Anfragen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens beantwortet.
Die CNIL kontrolliert diesen Punkt separat. Eine Website, die ein Recht auf Berichtigung anzeigt, aber nie die Anfragen bearbeitet, ist ebenso Sanktionen ausgesetzt wie eine Website ohne rechtliche Hinweise.
Sanktionen und konkrete Risiken bei fehlenden oder unvollständigen rechtlichen Hinweisen
Das Gesetz LCEN sieht strafrechtliche Sanktionen sowohl für natürliche als auch für juristische Personen im Falle fehlender rechtlicher Hinweise vor. Die Geldstrafen können beträchtliche Beträge erreichen, begleitet von einer Freiheitsstrafe in den schwersten Fällen.
In der Praxis ist das häufigste Risiko jedoch nicht strafrechtlicher Natur. Ein Konkurrent oder unzufriedener Kunde kann das Fehlen rechtlicher Hinweise der DGCCRF oder der CNIL melden. Die anschließende Kontrolle prüft oft die gesamte Konformität der Website, nicht nur die betreffende Seite.
Sicherheit und Aufbewahrung von Daten: über die rechtliche Seite hinaus
Die CNIL hat Sanktionen wegen fehlender Sicherheitsmaßnahmen, übermäßiger Datenspeicherung oder mangelnder Minimierung verhängt. Diese Verstöße werden separat von der bloßen Existenz einer Seite mit rechtlichen Hinweisen kontrolliert.
Das Verfassen einer vollständigen rechtlichen Seite entbindet nicht davon, intern Ihre Zugriffsregeln auf Daten, Ihre Aufbewahrungsfristen und Ihre Löschverfahren zu dokumentieren. Die auf der Website angezeigte Seite spiegelt wider, was Sie tatsächlich anwenden, nicht umgekehrt.
Rechtliche Hinweise für eine Website korrekt erstellen
Überprüfen Sie zunächst Ihren rechtlichen Status und sammeln Sie die entsprechenden Informationen (siehe die obige Liste). Erstellen Sie eine spezielle Seite, die von der Fußzeile jeder Seite der Website aus zugänglich ist. Der Link sollte sichtbar sein, ohne dass man suchen muss.
Trennen Sie klar die rechtlichen Hinweise (Identität des Herausgebers, Hosting-Anbieter) von Ihrer Datenschutzrichtlinie (Datenverarbeitung, Cookies). Sie können sie auf derselben Seite platzieren, sofern Sie die Abschnitte unterscheiden, oder besser noch, auf zwei separaten Seiten.
- Überprüfen Sie, dass jedes Formular der Website einen Informationshinweis am Erhebungspunkt anzeigt
- Testen Sie Ihr Cookie-Banner unabhängig von der Seite mit den rechtlichen Hinweisen
- Überprüfen Sie Ihre Hinweise nach jeder Änderung des Hosting-Anbieters, der Rechtsform oder der Adresse
Aktualisierte rechtliche Hinweise schützen sowohl den Besucher als auch den Herausgeber der Website. Die Konformität hängt nicht nur von der ursprünglichen Erstellung ab, sondern auch von der regelmäßigen Aktualisierung dieser Informationen, jedes Mal, wenn sich Ihre Situation ändert.
