Pubblicate un sito vetrina, un blog o un negozio online. Prima ancora di pensare al design o alla SEO, si applica un obbligo legale: visualizzare le informazioni legali. Questa pagina, spesso relegata nel footer del sito, impegna la vostra responsabilità e protegge i vostri visitatori. Ecco cosa c’è da sapere per redigerla correttamente.
Informazioni legali e raccolta dati: due obblighi distinti
Molti proprietari di siti confondono la pagina delle informazioni legali con la politica sulla privacy o il banner dei cookie. Si tratta di tre dispositivi separati, e ciascuno risponde a un testo diverso.
Le informazioni legali rientrano nella legge per la fiducia nell’economia digitale (LCEN) del 21 giugno 2004. Servono a identificare l’editore e l’hosting del sito. La politica sulla privacy, invece, deriva dal GDPR e dettaglia il modo in cui trattate i dati personali.
Un sito può visualizzare informazioni legali impeccabili pur rimanendo non conforme se il suo banner di consenso ai cookie è difettoso. La CNIL sanziona regolarmente questo tipo di mancanza, indipendentemente dal contenuto della pagina legale. Mantenere separati questi obblighi nella vostra mente (e sul vostro sito) evita di credere che una sola pagina copra tutto.
Per osservare un esempio concreto di formattazione, le informazioni legali di Pixikult illustrano come strutturare queste informazioni su un sito professionale.
Informazioni obbligatorie in base al vostro status giuridico
Il contenuto esatto delle vostre informazioni legali dipende dalla vostra forma giuridica. Siete un imprenditore individuale? Dovete indicare il vostro nome, cognome, indirizzo, la dicitura “imprenditore individuale” (o le iniziali EI), il vostro numero di registrazione al RCS, un’email, un numero di telefono e il vostro numero di identificazione IVA.
Gestite una società (SRL, SAS, SA)? Aggiungete la denominazione sociale, l’importo del capitale sociale, l’indirizzo della sede e il numero RCS accompagnato dalla città del registro.
In ogni caso, l’identità dell’hosting deve figurare sulla pagina: nome o ragione sociale, indirizzo e numero di telefono. Dimenticare l’hosting è uno degli errori più frequenti.
- Nome, cognome (persona fisica) o ragione sociale (persona giuridica), indirizzo postale, email e telefono dell’editore
- Numero RCS, numero di IVA intracomunitaria e, per una società, importo del capitale sociale
- Nome o ragione sociale dell’hosting, il suo indirizzo e il suo telefono
- Per un’attività regolamentata: riferimento alle norme professionali applicabili e nome dell’autorità che ha rilasciato l’autorizzazione
Moduli e punti di raccolta: l’obbligo che la maggior parte dei siti ignora
Visualizzare una pagina “Informazioni legali” non è sufficiente a coprire i vostri obblighi in materia di dati personali. L’informazione deve anche apparire nel momento preciso in cui raccogliete un dato.
Offrite un modulo di contatto, un’iscrizione a una newsletter o una creazione di account? A ogni punto di raccolta, il visitatore deve sapere perché i suoi dati sono richiesti, quali campi sono obbligatori o facoltativi, chi riceverà questi dati e quali diritti può esercitare.
Questa esigenza deriva direttamente dal GDPR. La CNIL la ricorda con insistenza per i servizi utilizzati da minorenni, ma riguarda tutti i siti senza eccezione. Un semplice modulo di contatto con un campo “email” attiva questo obbligo.
Un responsabile del trattamento realmente contattabile
Le vostre informazioni legali e i vostri moduli devono indicare un responsabile del trattamento e un mezzo operativo per esercitare i suoi diritti (accesso, rettifica, cancellazione). Un’email generica tipo “[email protected]” non presenta problemi, a condizione che qualcuno risponda effettivamente alle richieste entro un termine ragionevole.
La CNIL controlla questo punto in modo distinto. Un sito che visualizza un diritto di rettifica ma non tratta mai le richieste è esposto a sanzioni allo stesso modo di un sito privo di informazioni legali.
Sanzioni e rischi concreti in caso di informazioni legali assenti o incomplete
La legge LCEN prevede sanzioni penali per le persone fisiche così come per le persone giuridiche in caso di assenza di informazioni legali. Le multe possono raggiungere importi significativi, accompagnate da una pena detentiva per i casi più gravi.
In pratica, il rischio più comune non è penale. Un concorrente o un cliente insoddisfatto può segnalare l’assenza di informazioni legali alla DGCCRF o alla CNIL. Il controllo che ne segue esamina spesso l’intera conformità del sito, non solo la pagina in questione.
Sicurezza e conservazione dei dati: oltre la pagina legale
La CNIL ha emesso sanzioni per l’assenza di misure di sicurezza, la conservazione eccessiva di dati o il difetto di minimizzazione. Queste mancanze sono controllate separatamente dalla semplice esistenza di una pagina di informazioni legali.
Redigere una pagina legale completa non esonera dal documentare internamente le vostre regole di accesso ai dati, le vostre durate di conservazione e le vostre procedure di cancellazione. La pagina visualizzata sul sito riflette ciò che applicate realmente, non il contrario.
Redigere informazioni legali conformi per un sito web in pratica
Iniziate verificando il vostro status giuridico e raccogliendo le informazioni corrispondenti (vedere l’elenco sopra). Create una pagina dedicata, accessibile dal footer di ogni pagina del sito. Il link deve essere visibile senza dover cercare.
Separate chiaramente le informazioni legali (identità dell’editore, hosting) dalla vostra politica sulla privacy (trattamento dei dati, cookie). Potete collocarle sulla stessa pagina a condizione di distinguere le sezioni, o meglio, su due pagine distinte.
- Verificate che ogni modulo del sito visualizzi un’informativa al punto di raccolta
- Testate il vostro banner dei cookie indipendentemente dalla pagina delle informazioni legali
- Rileggere le vostre informazioni dopo ogni cambiamento di hosting, forma giuridica o indirizzo
Informazioni legali aggiornate proteggono tanto il visitatore quanto l’editore del sito. La conformità non si gioca solo nella redazione iniziale, ma nell’aggiornamento regolare di queste informazioni ogni volta che la vostra situazione evolve.
