U publiceert een vitrinewebsite, een blog of een online winkel. Voordat u zelfs maar aan het ontwerp of de SEO denkt, geldt er een wettelijke verplichting: het tonen van juridische vermeldingen. Deze pagina, die vaak onderaan de site wordt geplaatst, maakt u verantwoordelijk en beschermt uw bezoekers. Hier is wat u moet weten om deze correct op te stellen.
Juridische vermeldingen en gegevensverzameling: twee afzonderlijke verplichtingen
Veel website-eigenaren verwarren de pagina met juridische vermeldingen met het privacybeleid of de cookiebanner. Dit zijn drie afzonderlijke documenten, en elk voldoet aan een andere tekst.
De juridische vermeldingen vallen onder de wet op het vertrouwen in de digitale economie (LCEN) van 21 juni 2004. Ze dienen om de uitgever en de host van de site te identificeren. Het privacybeleid daarentegen is gebaseerd op de AVG en beschrijft hoe u persoonlijke gegevens verwerkt.
Een site kan onberispelijke juridische vermeldingen tonen en toch niet voldoen als de cookieconsentbanner niet in orde is. De CNIL sanctioneert regelmatig dit soort tekortkomingen, ongeacht de inhoud van de juridische pagina. Het is belangrijk om deze verplichtingen gescheiden in uw gedachten (en op uw site) te houden, zodat u niet denkt dat één enkele pagina alles dekt.
Voor een concreet voorbeeld van de opmaak illustreren de juridische vermeldingen van Pixikult hoe u deze informatie op een professionele site kunt structureren.
Verplichte informatie volgens uw juridische status
De exacte inhoud van uw juridische vermeldingen hangt af van uw juridische vorm. Bent u een eenmanszaak? Dan moet u uw naam, voornaam, adres, de vermelding “eenmanszaak” (of de initialen EI), uw registratienummer bij de RCS, een e-mailadres, een telefoonnummer en uw btw-identificatienummer vermelden.
Beheert u een vennootschap (SARL, SAS, SA)? Voeg dan de handelsnaam, het bedrag van het maatschappelijk kapitaal, het adres van de hoofdzetel en het RCS-nummer met de stad van de griffie toe.
In alle gevallen moet de identiteit van de host op de pagina staan: naam of handelsnaam, adres en telefoonnummer. Het vergeten van de host is een van de meest voorkomende fouten.
- Naam, voornaam (natuurlijk persoon) of handelsnaam (rechtspersoon), postadres, e-mail en telefoon van de uitgever
- RCS-nummer, btw-nummer en, voor een vennootschap, het bedrag van het maatschappelijk kapitaal
- Naam of handelsnaam van de host, zijn adres en telefoon
- Voor een gereguleerde activiteit: verwijzing naar de toepasselijke beroepsregels en de naam van de autoriteit die de vergunning heeft verleend
Formulieren en verzamelpunten: de verplichting die de meeste sites negeren
Het tonen van een pagina “Juridische vermeldingen” is niet voldoende om aan uw verplichtingen op het gebied van persoonlijke gegevens te voldoen. De informatie moet ook verschijnen op het moment dat u een gegeven verzamelt.
Biedt u een contactformulier, een inschrijving voor een nieuwsbrief of een accountaanmaak aan? Bij elk verzamelpunt moet de bezoeker weten waarom zijn gegevens worden gevraagd, welke velden verplicht of optioneel zijn, wie deze gegevens ontvangt en welke rechten hij kan uitoefenen.
Deze eis komt rechtstreeks uit de AVG. De CNIL herinnert hier met klem aan voor diensten die door minderjarigen worden gebruikt, maar het geldt voor alle sites zonder uitzondering. Een eenvoudig contactformulier met een veld “e-mail” activeert deze verplichting.
Een verantwoordelijke voor de verwerking die daadwerkelijk bereikbaar is
Uw juridische vermeldingen en uw formulieren moeten een verantwoordelijke voor de verwerking aangeven en een operationele manier om zijn rechten uit te oefenen (toegang, rectificatie, verwijdering). Een generiek e-mailadres zoals “[email protected]” is geen probleem, zolang iemand daadwerkelijk op verzoeken binnen een redelijke termijn reageert.
De CNIL controleert dit punt afzonderlijk. Een site die een recht op rectificatie vermeldt maar nooit verzoeken behandelt, loopt het risico op sancties net als een site zonder juridische vermeldingen.
Sancties en concrete risico’s bij afwezigheid of onvolledigheid van juridische vermeldingen
De wet LCEN voorziet in strafrechtelijke sancties voor zowel natuurlijke als rechtspersonen in geval van afwezigheid van juridische vermeldingen. De boetes kunnen aanzienlijke bedragen bereiken, vergezeld van een gevangenisstraf voor de ernstigste gevallen.
In de praktijk is het meest voorkomende risico niet strafrechtelijk. Een concurrent of een ontevreden klant kan de afwezigheid van juridische vermeldingen melden bij de DGCCRF of de CNIL. De controle die volgt, onderzoekt vaak de algehele naleving van de site, niet alleen de bedoelde pagina.
Veiligheid en gegevensbewaring: verder dan de juridische pagina
De CNIL heeft sancties opgelegd voor het ontbreken van beveiligingsmaatregelen, overmatige gegevensbewaring of het ontbreken van minimalisatie. Deze tekortkomingen worden afzonderlijk gecontroleerd van het eenvoudige bestaan van een pagina met juridische vermeldingen.
Het opstellen van een complete juridische pagina ontslaat u niet van de verplichting om intern uw toegangsregels tot gegevens, uw bewaartermijnen en uw verwijderprocedures te documenteren. De pagina die op de site wordt weergegeven, weerspiegelt wat u daadwerkelijk toepast, niet andersom.
Juridische vermeldingen conform opstellen voor een website in de praktijk
Begin met het controleren van uw juridische status en verzamel de bijbehorende informatie (zie de bovenstaande lijst). Maak een speciale pagina, toegankelijk vanaf de onderkant van elke pagina van de site. De link moet zichtbaar zijn zonder dat er naar gezocht hoeft te worden.
Scheiding tussen juridische vermeldingen (identiteit van de uitgever, host) en uw privacybeleid (gegevensverwerking, cookies) is essentieel. U kunt ze op dezelfde pagina plaatsen, mits u de secties onderscheidt, of beter nog, op twee afzonderlijke pagina’s.
- Controleer of elk formulier op de site een informatievermelding toont op het verzamelpunt
- Test uw cookiebanner onafhankelijk van de pagina met juridische vermeldingen
- Herlees uw vermeldingen na elke wijziging van host, juridische vorm of adres
Actuele juridische vermeldingen beschermen zowel de bezoeker als de uitgever van de site. Naleving gaat niet alleen om de initiële opstelling, maar ook om de regelmatige update van deze informatie telkens wanneer uw situatie verandert.
